Schrijf jij heldere brieven?
Iedereen krijgt brieven en e-mails van organisaties zoals verzekeraars, scholen, banken, de belastingdienst en de gemeente. Helaas is het niet altijd even duidelijk welke boodschap de organisatie wil overbrengen. De lezer moet de brief opnieuw lezen, haakt af of heeft nog veel vragen. Dat kan niet de bedoeling zijn. Schrijf daarom in heldere taal!
Met veel begrip en geduld voor ieders leertraject hielp Femke ons betere schrijvers worden. Het resultaat mag er zijn! Tevreden opdrachtgever, management én medewerkers.
Alex Konings, Projectleider HR Gemeente Breda
Helder schrijven traject
Ik ben gespecialiseerd in het geven van adviezen aan organisaties om helder te leren schrijven. Dit doe ik volgens een beproefde methode, waarvoor ik in 2016 de landelijke prijs Ambassadeur heldere taal voor de overheid kreeg.
Medewerkers in organisaties schrijven niet in één dag helder. Het is een intensief traject dat tijd kost.
Hoe ziet zo’n Helder Schrijven- traject eruit? De volgende stappen bewandelen we samen in het schrijftraject:
Stap 1:
Actieplan
Het begint allemaal met een goed plan van aanpak. Hierin staat het doel van het schrijftraject in jouw organisatie en het pad dat we gaan bewandelen om dat doel te bereiken.
Stap 2:
Draagvlak
Draagvlak in de organisatie is belangrijk. Ik denk met je mee hoe je jouw directeur of management overtuigt. Of hoe je collega’s meekrijgt en enthousiast maakt. Om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen.
Stap 3:
Schrijfwijzer
Schrijf wijzer met een schrijfwijzer!
Hoe zien jouw brieven en teksten er in de toekomst uit? Oude afspraken kunnen de prullenbak in. Ze maken plaats voor frisse, heldere teksten. In de schrijfwijzer staan alle nieuwe afspraken over de schriftelijke communicatie van jouw organisatie. De eigen schrijfstijl van de organisatie. De schrijfwijzer staat vol met praktische tips, voorbeeldbrieven en stappenplannen.
Stap 4:
Schrijftrainingen
Zorg dat alle medewerkers, van secretaresse tot directeur, dezelfde training volgen. Iedereen leert de nieuwe schrijfstijl aan, werkt met de nieuwe schrijfafspraken en eigen voorbeelden uit de praktijk. Na de trainingen schrijven alle medewerkers helder.
Stap 5:
Schrijfcoaches
Elk team in jouw organisatie heeft een schrijfcoach. Schrijfcoaches zijn dé ambassadeur in het traject helder schrijven. Ze zijn aanspreekpunt voor collega’s bij het schrijven van brieven en andere teksten. Ze volgen een verdiepingscursus om collega's positief en effectief feedback te geven. Ook zorgen de schrijfcoaches voor de nazorg in het traject. Ze houden heldere taal op de kaart in jouw organisatie.
Stap 6:
Nazorg
Het belangrijkste onderdeel van het hele traject is misschien wel de nazorg. Hoe zorg je dat er aandacht blijft voor de nieuwe schrijfwijze? Zodra de aandacht verslapt, steekt onduidelijke taal binnen mum van tijd weer de kop op. Je moet ermee bezig blijven.
Hiervoor zijn allerlei manieren, ludieke acties, meetinstrumenten en tools.
Femke zette helder schrijven op de kaart in onze organisatie
Peter Stoffelen, Belastingsamenwerking West-Brabant
